Docusend

Docusend on suunniteltu erityisesti tositeaineiston paperittomaan käsittelyyn ja sähköiseen siirtoon asiakkaalta tilitoimistoon, mutta ohjelma soveltuu hyvin myös paikalliseen digitaaliseen arkistointiin.

Docusendin avulla:

• Säästetään aikaa
• Pienennetään kustannuksia
• Tehdään työ viihtyisämmäksi
• Saavutetaan kilpailuetu palvelemalla asiakasta paremmin

Tositteiden käsittely Docusendin avulla

• Paperitositteet vievät arkistotilaa ja niiden käsittely, esim. yksittäisen tositteen haku, vie paljon aikaa. Paperitositteiden siirrosta tilitoimistoon aiheutuu matka- tai postituskustannuksia ja lisäksi menetetään kallista työaikaa.
• Ongelman ratkaisu on Docusend-ohjelmisto. Paperitositteet skannataan ohjelman tietokantaan helposti käsiteltäväksi sähköiseksi arkistoksi. Docusend tunnistaa pankkiviivakoodit ja tositteen tunnistetiedot voidaan asettaa suoraan viivakoodin sisältämien tietojen perusteella
• Tositteet lähetetään suoraan Docusendin siirtotoiminnolla Internetin välityksellä yhtenä tiedostona tilitoimistoon. Tositteille on voitu antaa jo yrityksessä niiden tunnistamiseen ja lajitteluun tarvittavat tiedot tai ne asetetaan tilitoimistossa. Kaikki tunnistetiedot siirtyvät siirtotiedoston mukana.
• Tilitoimisto vastaanottaa asiakkaan tositteet sähköisesti yhtenä tiedostona sähköpostin liitteenä. Liite avataan Docusendiin ja aineisto on valmiina kirjattavaksi kirjanpitoon. Paperitositteita ei tarvita ja työympäristö pysyy siistinä ja viihtyisänä. Kirjanpito- ja taloushallintoprosessit hoituvat näin nopeammin ja helpommin.

Kolme syytä valita Docusend:

1. Docusend on edullinen ratkaisu, ei käyttökustannuksia
2. Docusendin käyttöönotto on helppoa ja onnistuu ilman ulkopuolista konsulttiapua
3. Voit hyödyntää jo sinulla olevia atk-järjestelmiäsi eli Docusendin lisäksi tarvitaan vain tietokone, skanneri ja Internet-yhteys.

Docusendin ominaisuuksia:

• Paperiasiakirjojen siirto sähköiseen arkistoon tapahtuu kuvanlukijan (skanneri) avulla.
  
• Asiakirjat arkistoidaan tietokantaan, myös client/server -versio saatavilla
• Usean yrityksen käsittely mahdollista
• Asiakirjalle voidaan antaa erilaisia tunnistetietoja, kuten nimi, tyyppi, sarja, päiväykset, numero sekä vapaamuotoinen selite
• Yhteisiä tunnistetietoja voidaan syöttää asiakirjaryhmissä
• Käytettävät sarjat, tyypit ja ryhmät voidaan vapaasti nimetä yrityskohtaisesti
• Asiakirjat voidaan lajitella esim. numeroinnin tai päiväysten mukaan ja rajata aineistosta ryhmiä tai yksittäinen dokumentti
• Asiakirjan etsintä numeron tai nimen perusteella
• Aineisto siirtyy paikasta toiseen yhtenä tiedostona esimerkiksi sähköpostin liitteenä tai FTP-siirtona
• Siirrettävä aineisto voidaan suojata salasanalla
• Mukana ajastettu lähetys/vastaanotto
• Mahdollisuus liittää arkistoon myös pienehköjä RTF –muotoisia tekstidokumentteja, jotka tallennetaan kuvana muiden asiakirjojen joukkoon
• Asiakirjoja voi tarvittaessa tulostaa yksitellen tai ryhmässä
• Pankkiviivakoodien tunnistus sekä tunnistetietojen asetus viivakoodin tietojen perusteella
• Monisivuisten asiakirjojen käsittely.
• Asiakirjan tallennus Pdf-tiedostoksi.
• Tositteiden siirto Procountor.Com -virtuaalitilitoimistoon
• Ohjelma on saatavissa suomen- ja englanninkielisenä.

Docusendin laitteistovaatimukset

• Perusvaatimus on PC -tietokone, jossa Windows 95/98/NT/2000/XP/7
  
• Keskusmuistin ja levytilan määrä on riippuvainen käsiteltävän arkiston koosta, kuitenkin suosittelemme vähintään 128 MB keskusmuistia
• Asiakirjojen lukemiseen TWAIN-yhteensopiva kuvanlukija (skanneri). Alle kymmenen tositteen päivittäiseen skannaukseen riittää tasoskanneri, suuremmille määrille soveltuu paremmin arkinsyöttölaitteella varustettu kuvanlukija.
• Sisäänrakennettujen siirtotoimintojen käyttöön tarvitaan Internet-yhteys

Jos olet kiinnostunut Docusend-tuotteestamme, ole hyvä ja ota yhteyttä myyntiimme tai täytä yhteydenottolomake.